我们该如何提升职场写作能力?不会写作的你,将丧失职场竞争力

我们该如何提升职场写作能力?不会写作的你,将丧失职场竞争力

大家好,我是你的好朋友思维,今天想跟大家分享一下职场写作心得。

众所周知,移动互联网时代,写作变得越来越重要,而在职场中,许多沟通也在线上发生,职场写作因此变得至关重要。

之前就有文章讲到:不会写作的你,将丧失职场竞争力。文章只讲了写作对职场的重要性,但是没有详细谈到如何提升职场写作能力。

我们该如何提升职场写作能力?不会写作的你,将丧失职场竞争力

所以,今天,就结合企业培训师戴愫老师的《有效提升你的职场写作能力》来给大家详细讲解“如何提升职场写作能力,让写作成为自己的职场加速器”。

我们先来谈谈作者,她是一位跨文化研究者,也是一名企业培训师。她曾在2015~2017年和逻辑思维合作过职场写作线下课,和上万名学员进行深度交流。

许多学员反馈,学完她的课程,不仅会写了,还写得更快了,有些学员还通过写作塑造了个人品牌,不少学员通过写作打开工作思维,为自己赢得信任和尊重,还在公司担任更重要的职务,职场道路开阔了不少。

我们该如何提升职场写作能力?不会写作的你,将丧失职场竞争力

戴愫老师在教授课程的时候,常常会遇到三种职场人士:职场小兵、职场老兵、职场管理层。

对于职场小兵,也就是初入职场人士,需要做会议纪要、工作计划、可行性报告;

对于职场老兵,则需要写运营报告、列出工作过程和结果,把“成果”变成“功劳”,证明自己是管理人才;

而职场管理层,则需要写管理类报告,弄清商业逻辑,以便帮助公司做出明智决策的。

以上这三类职场人,需要有很强的职场写作能力,才可以做好本职工作,否则,在职场中会受到很大阻碍。

如果你也是这三类职场人之一,也想提升自己的职场竞争力,请跟我来一起探讨戴老师这门写作课的精髓。

下面,我将从三个方面来给大家进行分享:

  • 1.职场人如何锻炼写作能力,让写作成为日常习惯
  • 2.职场人如何组织文章结构,让你的文章价值最大化
  • 3.职场人如何给你的文章润色,让你的文章更有质感和温度
我们该如何提升职场写作能力?不会写作的你,将丧失职场竞争力

1.职场人如何打好写作基础,养成好习惯

大家有没有以下这些困惑:

工作太忙碌,没有快速成文的方法,需要写作时候抓耳挠腮依然写不出来;

没受过专业的商务写作训练,不懂什么是商务写作、文学写作、学术写作;

不知道如何从工作中搜集素材,并从资料上构筑观点……

如果你有以上这些困惑,那么,这篇文章特别适合你阅读。

很多没受过商业写作训练的人,都是打开电脑就写,但是,却憋半天都写不出来!

我以前办公室的一位女同事,就是如此,她到公司做文案策划,需要写一篇公众号文章,打开电脑写了2天,才憋出一篇2000字左右的文章,读起来还很拗口。

其实,最佳的做法是先想后写,先想好自己写的是什么文章,需要什么内容,然后构思结构,完了之后再来写,才更容易写出一篇优质文章。

戴愫老师把这个步骤总结为TSC写作法:T,是tone,基调、C,是content,内容、S,是structure,结构。

也就是说,先想好文章的基调,根据基调确定内容,再根据内容来构思结构,接着开始写作,文章就会像秀发一样顺滑流畅!

TSC写作法,使我们写作的基础,每次进行写作,进行TSC构思,我们就能够养成良好的写作习惯!

关于T,基调,我们职场有以下四种:

  • 1.总结类:写成绩为主,表现你的潜力
  • 2.调查报告类:写调查结果为主,表现你的实事求是态度
  • 3.申请类:写提问为主,表现你的主动思考方式
  • 4.计划类:写阶段任务,表现你的责任感
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  • 1.总结类,基调是:要有深度

第一种,就拿最近许多人烦恼的年终总结来说,我们很多人会把它写成流水账,如每个月完成了多少业绩,成交了几个客户,每个客户的客单价是多少……

这些结果,在你写总结之前领导就知道了,没有什么价值。他需要的是看到你的分析能力,你通过这一年的工作,得到什么认知,从感性认知提升到理性的规律性总结,进而知道未来工作,这样的年终总结才有意义。年终总结并非工作回顾,而是未来的工作指南!

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  • 2.调查报告,基调是:实事求是

所谓的实事求是,就是不能“我觉得、我以为”,而是要收集充分的事实数据,科学论据,你的表达应该是“科学表明、权威数据表明”。这样的报告,才能展现事情的真相,让人对事情有充分的了解!

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  • 3.请示,基调是:有主见

我们不管找领导要人、要钱,或者其他东西,都需要有清晰的主见。

例如申请款项,我们不能说“我们需要举办一场线下活动,预算要1万”,这样模糊不清,无据可依,领导会“一脸懵逼”,不会批准,反而会把你臭骂一顿!

你最好说“我要举行一场线下活动,需要1万,租赁器材要1000,请兼职人员需要1000,场地费要3000,还有5000是嘉宾的出场费用”。

经过这样的拆解,你讲的话才显得有主见,才会让领导信任,审批通过率更高。

我们该如何提升职场写作能力?不会写作的你,将丧失职场竞争力

到了TCS中的C:content,内容

在职场上写作,跟我们在学校不一样,职场上的读者,大多是“甲方读者”,如领导、客户、重要合作伙伴等,如果你的文章不吸引他们,分分钟终止阅读。那么该如何让他们一直读到底呢?

我们得从“作者逻辑”切换到“读者逻辑”,重要的话先说,同时提供所有必需信息。

也就是说,你的文章要给读者提供价值,你所说的每一句话,都要吸引他往下阅读。

例如,你写一份商业计划书,怎么做才能够吸引别人来投资呢?

如果没受过职场写作训练的朋友,可能一上来就会急着展示自己公司多厉害。但这是“作者逻辑”,我们应该要用“读者逻辑”来组织文章。

应该怎么做呢?我们得从整个行业来分析,先描述市场空缺,有机会再介绍自己。因为投资人会最大限度规避风险,所以会先选行业,再选个体。

按照这个逻辑,你可以这样写:

1.写“项目愿景”,你将要做一件什么大事。可以用一句话高度概括。如马云做阿里巴巴,就是“让天下没有难做的生意”,黄太极煎饼,就是“打造以煎饼果子为核心的中式时尚快餐连锁品牌”,而摩拜单车,则是“解决最后一公里的交通痛点”。

2.写“解决方案”,这部分要说明你做的事业,能否真正解决这个痛点,也就是你的钥能否打开锁。

接着,他会想,市场前景如何?这时,你就得展示市场调研结果,包括市场规模、用户画像、竞品分析等。然后,他会问,为何要投你而不是别人?此刻,你要阐述自己的“核心优势”,包括行业经验、核心技术、牛人团队…

3.发展规划:当他有感觉,你就得抛出你们的发展规划了,和投资人一块“画饼”,只要投资人感兴趣,他就会帮你一起完善盈利模式,设计发展路径,他们很有经验。

4.财务分析:最后一步,才告诉他们你们需要多少钱。这跟我们平常做销售一样的,不会一上来就报价,而是先把商品的价值展示得淋漓尽致,最后才把价格抛出来。对方就会觉得这是个合理的价格。

我们进入构思的第三步,也就是TCS的S,structure,结构。

在文章中,可以用向下想三层的逻辑来搭建金字塔结构。塔尖是观点,下面两层是论据。

例如找投资,塔尖就是“投钱给我们吧”,为什么?第二层,包括两方面:因为有市场,因为我们强。市场有多大,你们有多强?到了第三层论述……

像金字塔一样,一层层解决读者的疑虑,但是塔尖的观点始终占据他的阅读记忆,接下来的阅读,他会有意无意把论据跟观点连接,自己说服自己!

这就是我们职场写作的TCS构思法。如果按照这个结构来安排文章顺序,客户读者就会特别舒服,对你的项目会更加青睐。

再补充一点。我们写完,还有一个步骤:给文章做减法。

在商务写作中,文章一定要简洁,该删除的一定要删除,要遵守KISS原则:keep it short and simple.句中不能有多余的词,段落不能有多余的句子,文字表达要简洁,内容提供要详实。力求用最少的字表达最多的意思!

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2.职场人如何组织文章结构,让你的文章价值最大化

我们构思好内容,接下来,我们该如何让文章价值最大化呢?这就得组织好文章的结构了。

我们可以用SCQA故事逻辑来写序言:

芭芭拉·明托在《金字塔原理》这本书中提到,文章的序言怎么写。写得好不好,决定读者接下来会不会看你的文章。

芭芭拉·明托要求我们:用“讲故事的逻辑”来写:

所谓的讲故事的逻辑,基本要素是什么?时间、地点、人物?不,而是起伏,有起伏,才是故事。

所以,你可以根据SCQA模板来构思。

  • S:situation,情境
  • C:conflict,冲突
  • Q:question,问题
  • A:answer,回答

你的那个回答,正好就是你金字塔的塔尖,这样,读者就可以顺着塔尖往下读了。

举个例子,你写一段论证在公司形成学习氛围很重要的内容:

(S:situation,情境,读者都认同)

在公司营造学习氛围非常重要,员工把学到的内容应用到工作中解决工作问题,对于提高工作效率非常重要,甚至还会涉及到公司的增长。

(C:conflict,冲突,指出了大家认知上的盲区)

然而,学习氛围的营造关键不在于学习什么内容,而在于学习后的应用。在对比了本公司的A公司和B公司两个公司后,我发现,个人单独学习并没有团队一起学习效果那么好,团队一起学习,然后互相讨论,并把它应用到工作中,才是预测公司能否成功最重要的指标。

(Q:question,该怎么办?)

当你提出冲突后,客户心里就会想知道该如何解决这个冲突,这时候,你就得给他答案了。

(A:answer,回答)

我建议在本公司设置每周下午一次团队学习,来提高员工的工作技能,提高他们的工作效率。接下来,我分三方面来详细阐述。

这样写,你的文章就清晰明了,读者读起来,也很容易接受你的观点。写文章,就是销售你的观点,销售你觉得很棒的观点没用,你必须销售读者非常渴望的观点才有用!

在SCQA中,C冲突是最重要的!

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如何制造冲突?

我们可以参照《麦肯锡不外流的简报格式与说服技巧》,里面讲到三种类型:

  • 1.恢复现状(不利情况已经凸显,如销量锐减)
  • 2.预防隐患(新客户持续增加下去会导致系统瘫痪)
  • 3.追求理想(理想和现实有差距,实现理想就是弥补了差距)

后两者最能够打动读者,有经验的读者,则能够同时使用三个中的两个,就是你按照我说的来做,既能够预防隐患,还能追求理想。

  • 4.“反义词”套路,制造冲突:

这个诀窍更惊艳,可以获得读者最大的注意力,怎么做?推翻或补充读者已有的认知。

不过,你得先判断公司文化是challenge文化还是believe文化,如果是challenge,那么可以用制造冲突的风格,也就是寻找反义词的套路。

例如,一直以来,大伙都认为是“重要”的,你认为是“次要”的,因为还有比这个更重要的。

个人才华和思维能力比团队贡献更重要,你说不重要,更重要的是团队成员间的沟通模式。

如果是believe文化,制造冲突的方式不是推翻,而是补充,给读者补充新视角,提醒他一些被忽略的事情,补充新的理解。

例如,大家觉得A任务是当前最“紧急”的事情,你补充道,为了加速A任务,可以把B任务提上日程。

总的来说,让你的文章更有价值,更能够引起读者兴趣,就是要制造冲突,让读者读完能够眼前一亮,这样,你就成功了!

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3.职场人如何给你的文章润色,让你的文章更有质感和温度

作家孙频说:我迷恋语言的质感,如果我写出来的语言毫无质感没有美感,我将无法把这个小说继续写下去,也就是说我在写作中将没有快感,将没有写下去的信心。

我们虽然不是作家,但是如果我们写出来的内容粗糙,也会让人有逃离的欲望。所以,当你掌握了怎么定内容、做结构之后,还得学习如何打磨自己的语言质感,你才能用最合适的语言表达方式,把优质的内容传达给读者!

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下面,我给大家分析一下如何打造有质感的语言:

给大家四个方法:

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  • 1.用数字、事实和细节呈现信息化语言

在职场,我们沟通不能用模糊的形容,要有清晰的数据支撑。因为不是每个人都有能力听懂你在说什么。

你可以用形容词,但是必须提供大量的数据支撑,否则,就会成为“假、大、空”的文章。

例如:

你的工作很好,得到同事们一致好评。

你下半年的工作很出色,业绩突出,年终被评为15名优秀销售员的第3名。

显然,后面那句更具体,说服力更强,跟人聊起来也更有底气。

我们要知道,好东西不怕具体,只有那些虚的,难以拿出手的东西,才会用抽象的概念来描述。

读者可以通过描述来了解你的东西是否有竞争力。

如这杯咖啡很提神,

这杯咖啡早上喝了,晚上工作到12点都不困

上面两句话,明显后一句更具有说服力。

在职场中,描述清晰,比描述优美更重要!所以,多在文章添加数字、事实、细节来呈现信息化语言。

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  • 2.用类比法和诠释法明确抽象概念

我们都不喜欢抽象的概念,因为很多读者都不像我们那样专业,他们不理解你所说的概念,那样沟通就大打折扣了。那么,该如何做呢?我们可以用“类比法”和“诠释法”把话说透。

类比,可以让架起从无知到有知的桥梁。

例如,你讲教育,你可以把它比作一副眼镜,在受到教育前,你的世界是模糊的,就像你没戴眼镜看到的景象,受到教育后,你的世界是清晰的,恰如你戴上眼镜时。

所有聪明的作者都非常善用类比!

接下来是诠释法,对于文章关键词,你可以用你的理解把它展开写。

我们需要情商高的候选人。

我们需要候选人具备与他人达成共赢局面的能力。

后面一句,就是对前面那句的诠释,更具体,更深入。

在《风格的感觉》有一句话:

对于有文化的读者,读到清脆的句子、吸引人的隐喻、俏皮的旁白、优雅的转折,可谓生活中的一大乐趣。

所以,多用类比和诠释,你的文章质感会更好。

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  • 3.向前挖原因,展示逻辑

在职场沟通,想要赢得信任,需要靠思想和逻辑,不需复杂的论证,只需简单的因果,就可以赢得读者的信任。

例如:

上架商品数量减少了10%,每款商品的线上被浏览时间总长增加了25%。

随着上架商品数量减少10%,每款商品的线上被浏览时间总长增加了25%。

上架商品数量减少10%,而每款商品的线上被浏览时间总长增加了25%,这说明深度浏览的用户数量呈现上升趋势。

第二句话增加了时间关系,第三句话则让他们建立逻辑关系,哪怕不是很对,但是总比简单的罗列事实更让读者满意!

既有超越读者认知的因果关系,又有准确的数字,这就是有质感的文字!

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  • 4.后给指南,不写鸡汤

鸡汤,就是空谈战略、方向和美好而愿望。

马云和任正非对此,都深恶痛绝,

他们一个说:“谁过来和我谈战略,能滚多远滚多远。”一个表示:“来一个,开一个。”

鸡汤语言,随便可以写一大堆,对读者没有多大帮助!

指南则不一样,可以让人深入思考,非常有指导意义!

例如:

我们要抓住客户需求,提高客户满意度,以积累更多忠实用户。(鸡汤)

我们要通过客服聊天记录、客户评价分析客户利益点。要摆脱依赖于简单的文本挖掘软件。建议组织5~7人来专业运营,记录下客户的评价和聊天记录提到的问题,并针对性解决。(指南)

所以,总的来说,打造语言质感,让文章可读性更强,可以用以下四种方法:

  • 1.用数字、事实和细节呈现信息化语言
  • 2.用类比法和诠释法明确抽象概念
  • 3.向前挖原因,展示逻辑
  • 4.后给指南,不写鸡汤
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还有,该如何打造语言的“温度”呢?

我们文章写出来,如果是冷冰冰的,跟规章制度一样,别人看两下就困了,我们还得增加温度,才能够让文章更有穿透力。

亚里士多德在几千年就提出沟通三要素:

  • Ethos:人格,你的人格魅力、信用指数
  • Logos:逻辑,晓之以理
  • Pathos:情感,动之以情,就是你的文章不仅要调动读者认知,还要调动他的情绪

写文章,其本质也是沟通,离不开着三要素。

如何调动?教你三个方法:

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  • 1.避免用负面词汇,只写“可以做,应该做”

例如,

尼克松辞任美国总统,他发表的所有言论中,“I am not a crook”(我不是骗子)

这一句流传下来。还有这句“我没有和那个女人发生性关系”,非常经典。

两句话都是否定句,人们就认为他是个大骗子,负心汉,记忆犹新。

如果用正面的话,就更有效:

我一直捍卫美国的司法公正。

我始终如一地对家庭忠贞。

同样,你想拒绝老板的加班要求,

你可以说:

老板,我最近太累了,这周不想加班。(否定句)

你也可以说:

老板,我这周晚上有点事情,可以下周再加班吗?(正面商量语气,更能让人接受)

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  • 2.构建三明治,应对尴尬和负面

在传递坏消息时候,构建一个三明治。

坏消息就像辣豆腐,直接吃,很呛人,如果夹两块香喷喷的面包,就非常好吃了,也更容易让人接受。

例如

很遗憾通知你,我们找到更好的合作上了,我们下次有机会再合作。

很荣幸通知你,之前与你合作很愉快,你们一直都按时供货,但由于我们业务快速拓展,需要找一家全国都有网络的供应商,所以,我们合作终止。如果情况有变,我们会第一时间告诉您。

后面那段,明显就比前面那段更容易让人接受,写作跟口头沟通相比,更需要同理心,你要写出读者想看的内容,才能让他更容易接受。

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  • 3.用“润滑剂”语句给文章上双保险

所谓的“润滑剂”语句,就是对读者表示充分认可的句子。

举个例子,假设你的领导两年前推一条产品线,说一定会挣大钱,结果,这两年来亏得一塌糊涂。作为下属,你建议领导取消这条产品线。

这件事是不是很难办,领导肯定很犹豫:

因为已经对它投入好几百万。

取消该产品会让领导显得意志薄弱、优柔寡断。

领导支出,销售额下降可能跟5月份的天气潮湿有关。

领导还说了,销售额已经比1月份提高了20%。

我们来分析领导内心想说的话:

他不想听到别人告诉他做错了。

他只会记住那些能够支持他继续开工的统计数据。

不想跟下级辩论对错。

不想让自己觉得浪费了时间和金钱。

透过这些心理活动,我们应该清楚人们为什么会在面对确凿证据后,依然坚持自己原有的关电脑,甚至对证据不合逻辑地扭曲了。

这是大脑在鼓励我们:坚持自己的信念。在人类进化历程中,“坚持”这个动作,与“放弃”相比,是美德。

我们可以利用这种坚持一致性的美德,充分获得读者的认可,在这个基础上去说服他。

以上就是加润滑剂的理论依据。按照这个依据,我们可以润滑一下上面的语句:

管理层当初的判断并没有错,只是现在情况有所改变。

过去两年积累的经验和客户,可以直接用在新的产品开发上。

在事态改变之前,过去的选择是最优的。

如果您现在果断取消这条产品线的话,会节省……

读着这些句子,哪怕最强硬的读者,也会动容,对你的文章过目不忘,这时,你就成功了!

总的来说,想要打造语言“温度”,你可以按照以下三点原则来执行:

  • 1.避免用负面词汇,只写“可以做,应该做”
  • 2.构建三明治,应对尴尬和负面
  • 3.用“润滑剂”语句给文章上双保险
我们该如何提升职场写作能力?不会写作的你,将丧失职场竞争力

最后总结一下,我们谈了3点:

1.职场人如何锻炼写作能力,让写作成为日常习惯,可以用TCS思考法,先想再写,然后再删,我们就可以养成良好的写作习惯了。

2.职场人如何组织文章结构,让你的文章价值最大化。我们可以用SCQA故事逻辑来组织文章,如写序言,你只有把故事写好,读者才会愿意看下去,只有读者接受你的内容,你的文章价值才能最大化,其中SCQA中的C,conflict(冲突),是最重要的。

3.职场人如何给你的文章润色,让你的文章更有质感和温度。

要让你的文章有质感,有四个方法:

  • 1.用数字、事实和细节呈现信息化语言
  • 2.用类比法和诠释法明确抽象概念
  • 3.向前挖原因,展示逻辑
  • 4.后给指南,不写鸡汤。

让文章有温度,有3个方法:

  • 1.避免负面词汇,只写“可以做,应该做”。
  • 2.构建三明治,应对尴尬和负面
  • 3.用“润滑剂”语句给文章上双保险。

希望你看完这篇文章,能够运用到自己的职场写作中,写出职场影响力,赢得更多职场升职加薪的机会!

  • 我是李思维,策划天使弟子,弃医从文作者,写作爱好者。
  • 专注培养利他思维,分享个人成长和职场干货。
  • 关注@李思维,一起提升思维能力。

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