会写作的人,都掌握了这3点,难怪成为了领导身边的红人

中午12点,同事们都去吃午饭了,公司新来的小明还一脸愁眉苦脸的坐在电脑前抓耳挠腮,我问他:“你这是遇到了什么老大难的事情啊,看给你愁的。"

他说:“11点才接到经理的任务,让我写一份关于B产品的宣传方案,下午就要交,这是不让我吃午饭的节奏。”

小明不止跟我吐槽过一次类似这样的事情了,自从他来公司以后,经理的讲话稿、部门工作总结、日常工作简报、会议纪要等等只要是涉及写材料的事情都是小明在写。小明是一个理科生,在写材料方面并不擅长,领导故意这样做,无非就是想锻炼锻炼他。

在职场上,写作能力是必备技能之一,很多职场新人在写材料方面都有类似小明这样的苦恼,提高写作能力是职场人共同的需求。

为了提高小明的写作能力,我推荐了一本小小的写作书—《一本小小的红色写作书》给他,这本书特别适合职场人工作之余充电学习。

《一本小小的红色写作书》作者是布兰登•罗伊尔,他著作的这本写作书籍先后荣获“美国总统图书奖”、“国际图书奖”及“年度教育图书奖”。全书在结构、风格以及可读性三方面,阐述了20条写作准则。掌握这20条写作技巧,写作小白就能变成写作高手。

会写作的人,都掌握了这3点,难怪成为了领导身边的红人

一、打造文章的骨骼—结构

想想你平时写文章的时候是不是想到哪说哪,语言组织不清楚,前言不搭后语,犹如记流水账一般?读一遍,给人感觉就是写了那么多字,还是不知道你要表达什么意思。

没有结构的建筑会坍塌,没有结构的文章就是一盘散沙。

一篇文章里涉及中心思想、主题句、结论句、素材例证等,这些部分先写哪个,后写哪个,一层层、一段段是否详略得当,是否有条不紊,是否前后紧密,靠的就是结构。

结构就是组织这些具体内容的纽带,好的结构思路清晰,读起来给人清晰明确的印象。

《一本小小的红色写作书》里提到了六大基本写作结构:

  • 范畴结构
  • 评价结构
  • 时间结构
  • 比较结构
  • 线性结构
  • 因果结构

这六大基本写作结构,能够让所写内容的顺序安排妥当。

比如:当我们在总结公司的大事记时,就可以采用时间结构来组织相关内容;

当我们在提出某个项目的实施措施时,可以采用线性结构(第一、第二、第三…),也可以采用比较结构(最重要的、次重要的、次次重要…)

当我们在分析某个项目活动失败的原因时,通常采用因果结构,先讨论原因,再分析结果。

当我们对一个党员同志进行民主评议时,可以采用评价结构(优点是…,缺点是…)

不仅仅是这些,随着现代企业管理能力的提升,很多写作高手开始运用管理工具和思考模型引申出更清晰的写作结构,在我们日常工作写材料当中,可以套用以下几个常见的写作结构:

  • SCQOR模型
  • SCQA模型
  • 5W2H分析法
  • PDCA模型

SCQOR模型中写文章的步骤:

  1. 设定状况(Situation):无论事物是好是坏,先交代清楚目前的状况
  2. 出现问题(Complication):阐述目前的状况出现了什么矛盾点
  3. 设定课题(Question):分析出现的问题属于什么类型,可把问题定义为恢复原状、预防隐患、追求理想三种类型
  4. 克服障碍(Obstacle):解决问题,充分地说明现有的状况和诱因,一步步抛出策略
  5. 解决收尾(Resolution):简洁有力,留有悬念。

举个简单例子:

一直以来,公司销售量每年呈20%增长幅度,一直是行业内龙头。(设定状况)

然而这一个季度以来,销售量为零。(出现问题)

公司高层管理经过分析,销售量为零是因为受疫情影响,人们无法出门消费。(分析问题)

公司高层管理针对原因,提出一系列业务恢复措施:比如开启直播带货(克服障碍)

一系列业务恢复措施的实施,业绩恢复50%,继续完善。(解决收尾)

SCQA模型下写文章的步骤:

  1. 情景(Situation):由大家熟悉的情景或者事实引入。
  2. 冲突(Complication):实际情况往往和我们的要求有冲突。
  3. 疑问(Question):怎么办。
  4. 问答(Answer):我们的解决方案是。

简单举例:

公司小王和小明在办公室谈起了恋爱。(情景)

但是公司明文禁止办公室恋情。(冲突)

小王和小明怎么办?(疑问)

要么小王辞职,要么小明辞职,要么两人分手。(问答)

5W2H分析法下写文章的步骤:

  1. 对象(What):是什么
  2. 原因(Why):为什么
  3. 人物(Who):是谁
  4. 时间(When):何时
  5. 地点(Where):何处
  6. 方法(How):怎么做
  7. 程度(How much):到什么程度

简单举例:

这个月支出表出现了差错(What)。主要原因(why)是上个星期(when)小明(Who )在A部门(Where)做支出时,Excel表数据透视没有刷新(How)导致了错误,错误影响支出表总体金额10万元(How much)。

PDCA模型下写文章的步骤:

  1. 计划(Plan):分析现状,找出问题出现背后的原因;
  2. 实施(Do):具体如何解决问题;
  3. 检查(Check):问题解决得怎么样,进行反思;
  4. 总结(Action):总结经验教训,或把悬念留到后续中;

简单举例:

领导布置的工作总结写的不够好,计划再写一篇(Plan),我决定认真对优秀的工作总结进行拆解模仿(Do),根据自己仿写的工作总结与之前对比,发现差别在以下几个方面……(Check)最后总结发现优秀工作总结具备以下几点……(Action)。

会写作的人,都掌握了这3点,难怪成为了领导身边的红人

二、提升文章说服力—例证

通常我们想要表达一个观点时,会用例证来支撑所说的内容。为了使文章更加有说服力,我们需要采用更加准确、具有描述性的词汇。

比如:“这个月利润下降了,是因为成本上升了”

“这个月利润下降了50万,销售量和单价未发生变化,采购原材料成本上升了5万”

这两句话,明显后者的描述更加具备说服力。

正如《一本小小的红色写作书》里所说:

“好作品和普通作品最大的区别,在于你是否使用了准确、具体的例证。”

为了准确和具体,我们会增加更多的词语,显得一句话特别的长,这并不要紧,为了达到增强说服力的效果,应该要这样做。但是很多人为了说清楚一件事情,一股脑使用长句子,不仅达不到说服的效果,反而显得很冗余。

比如:“参会者应当准备、愿意并且能够遵守活动的着装要求,当要求着正装时不应穿着休闲服饰”

其实,这句话可以精简成“参会者应当遵守活动的正装着装要求”

简单、清晰、直接——这是亘古不变的好文三要素。如果用20个字就能把一句话说清楚,就不要写50个字,因为写的再多,也还是get不到点。写好一句话的关键是要找到合适的表达方式,而不是写很多字。

你要知道,多的那些不是字,是造作。

会写作的人,都掌握了这3点,难怪成为了领导身边的红人

三、增强文章的美感—排版与设计

曾经参加过写作培训班,第一次交作业的时候,就被助教老师打回重写。他说:“字如其面,平时你出门都知道要化妆穿衣打扮自己,你的作业也应如此。”

曾经我以为只要内容好,就会有人看。但殊不知写作也和人一样,没有漂亮的排版,没有人会关心你的内在。

这本《一本小小的红色写作书》为大家展示了许多提高文章可读性的技巧,掌握以下3点,能为你的文章增添色彩。

  1. 留白。增加文档的页边空白,用空白行把段落隔开,避免一大块文字紧贴页面边缘,这样的排版特别适合手机阅读。
  2. 利用可读性工具。粗体强调关键词,斜体是文章更具有艺术效果,破折号可以改变句子节奏并对词语和短语进行强调,项目编号可以以简洁的短语转述信息等。
  3. 用标题拆分或者归纳文章。
会写作的人,都掌握了这3点,难怪成为了领导身边的红人

还有更多基础的写作技巧藏在这本《一本小小的红色写作书》里,值得我们去深入挖掘,它犹如一本武功秘籍,一招一式都能够引领一个写作小白进阶成为一名写作高手。

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