困惑没时间写作?3个碎片化写作步骤,解决你的烦恼

身处职场中的我们,每天都在忙忙碌碌,有无数的电话要接,有无数的邮件要回。对于接电话,我们并不觉得困难。但是对于要回邮件,我们经常会碰到一个问题,那就是没有时间回复。不只是写邮件,但凡涉及到需要写的东西,比如工作总结、工作说明、PPT等文档,我们最困惑的也是没有时间写作。

这是因为我们工作太忙,真的没有时间吗?当然其中会有忙的原因,但最重要的原因是,我们认为只要涉及到写作,就需要大块的时间。可是我们的工作经常会被打断,根本就抽不出大块时间。

困惑没时间写作?3个碎片化写作步骤,解决你的烦恼

曾经的我也是这样认为,要想做好关于写作的工作任务,就得留出专门的时间。但实际上往往事与愿违,导致很多写作工作都不能很好地完成。直到看到《秋叶特训营 写作7堂课》(以下简称《写作7堂课》)这本书,我才认识到了自己思维的局限性,原来写作是可以用碎片时间来完成的。

提起作者秋叶,你可能更熟悉他另外一个称呼,那就是秋叶大叔。秋叶大叔是秋叶PPT的创始人,他的《和秋叶一起学PPT》一书深受职场人士的欢迎。现在秋叶大叔又写了“秋叶7堂课”系列图书,例如《写作7堂课》、《时间管理7堂课》、《高效学习7堂课》等等,很适合职场中的我们看,帮助我们提升职场技能。

《写作7堂课》一书中,秋叶大叔给我们分享了写作的7个高效习惯,即框架式写作、复利式写作、碎片化写作、联机式写作、结构化写作、清单式写作、复盘式写作。其中碎片化写作就可以帮助我们解决没有时间写作的烦恼。

困惑没时间写作?3个碎片化写作步骤,解决你的烦恼

《写作7堂课》

那我们如何利用碎片时间来进行写作呢?首先我们需要找准自己的碎片化写作时间,其次是要养成碎片化写作的习惯,最后是学会在写作时集中注意力,保持专注的状态。

01/找准时间

针对工作中没有时间写作的状况,我们需要改变一个观念。其实写作不一定要抽出大块时间来完成。即使只有碎片时间,我们也可以完成写作任务。

比如,有的人习惯在收到邮件后,抽出时间统一进行回复,但是由于其他琐事太多,根本就抽不出大块时间。经常这样,就不能及时回复邮件,也会耽误工作进度。那么现在,我们就可以换一个角度来看。也就是把自己的碎片时间利用起来,看看自己1分钟、3分钟、5分钟、15分钟这样的碎片时间究竟能回复几封邮件。

在进行观察和记录过后,你就会发现,原来碎片时间也可以完成这么多工作。也许你认为是邮件所需写作时间较少的缘故。但是即使是大的写作文档,比如工作总结,也可以这样进行拆分。只要规划合理,找准自己写作的碎片时间,一定可以完成写作任务。

困惑没时间写作?3个碎片化写作步骤,解决你的烦恼

02/养成习惯

找准了自己的碎片写作时间后,要想不再为没时间写作而困扰,我们还得养成碎片化写作的习惯。只有把碎片化写作变成一种习惯,我们才能在工作中更好地坚持下去。就像我们在生活中的习惯那样,比如早起后洗漱、睡觉前洗澡这些习惯,把碎片化写作也变成一种习惯,这就成了自然而然的一件事情,不仅让写作变得容易,而且也容易坚持。

也许你一看到要培养新的习惯就有些犯难。其实我们可以换个方法,把培养碎片化写作习惯拆分为以下三个关键习惯

第一个习惯,当灵感出现时,马上进行记录。你擅长写工作总结吗?是不是一想到写工作总结,就不知道从何处下手?那你有没有注意到,因为要想着写工作总结这件事,大脑里经常会出现各种各样的想法,这其实也是所谓的灵感。我们可以把这些灵感记录下来,当作写作的素材。如果不记录的话,很快就会忘记了。

第二个习惯,抽出时间来,把灵感变成写作大纲。当我们记录了灵感之后,需要马上抽出时间,把灵感梳理成写作大纲。还是以工作总结为例,我们可以把刚才记录的写作灵感,分门别类进行整理,汇总成写作大纲。

第三个习惯,在日常工作中,有意识地积累各种写作框架。我们在工作中,经常会需要完成邮件、工作总结、PPT等日常文档。那你有没有注意到这些写作都有固定的框架?以邮件为例,当我们需要发出通知时,会有相应的通知格式,当写辞职信时,同样也有格式要求。因此,在工作中,我们可以注意收集这些写作框架。经常这样进行积累,当我们收到相应的写作任务后,就可以拿来用,也就不会出现不知如何下笔的情况。

只要养成了碎片化写作的习惯,我们就可以充分利用工作中的碎片时间,更好地完成与写作相关的工作任务。而体验了利用碎片时间的好处后,我们还可以将碎片化思维运用到工作的其他方面,学会更好地利用时间。

困惑没时间写作?3个碎片化写作步骤,解决你的烦恼

03/保持专注

此外,在利用碎片时间写作时,我们还会碰到一个问题,那就是经常走神。针对这个问题,就需要我们进行刻意练习,在写作时训练自己集中注意力,让自己保持专注。看到这里,你也许会觉得,要想集中注意力,真的太难了。不要着急,在《写作7堂课》一书中,秋叶大叔就给我们分享了快速集中注意力,让自己进入心流状态的方法。

首先,我们要意识到,我们需要完成的事情,非得自己做才行。一旦我们意识到,写作这件事必须由自己完成,我们就会主动去寻找可以用于写作的碎片时间。而不是被动地进行等待,等到只有大块时间之后才写作。

其次,我们需要调整写作任务难度,设置成“跳一跳够得着”的难度。在完成写作任务后,记得给自己一个奖励。当我们需要完成某项写作任务时,如果觉得自己只要能完成,至于质量如何,就不关心了。抱着这样的目的进行写作,就会应付差事。相反,如果觉得自己一定要完成得非常好,否则绝不动笔,就会产生畏难心理。

因此,把任务设置为“跳一跳够得着”的难度,就显得非常重要。如果我们知道自己有能力完成自己设定的目标,那么在写作时,就不会胡思乱想。另外,在写作任务完成后,给自己一个奖励。经常这样,就会形成正循环,让自己主动集中注意力来完成写作任务。

最后,在进入心流状态前,你不仅需要给自己一个暗示信号,还需要给自己创造一个安静的环境。那什么样的暗示信号,可以帮助我们进入心流?我们在每次写作前,可以在心里念一句话,比如,现在要开始写作了。或者,在每次写作前,接一杯咖啡,放在电脑旁。甚至还可以把敲打电脑的“Enter”键作为暗示动作。只要一有这个动作,你就要开始进入专注写作的状态了。

此外,你还需要给自己创造一个安静的写作环境。如果你能抽出大块时间来写作,安静的环境可以帮助你更好地完成写作任务。但是如果是碎片化写作,也可以创造安静的环境。比如,你早上九点到了公司,在九点半有个会。那么这半个小时,你也可以找个安静的会议室来完成写作相关的工作事项。

以上这三个方法,都可以帮助我们练习集中注意力,让自己保持专注的写作状态。当然,不只是写作,工作中的其他事务,也需要我们心无旁骛,认真来完成。

困惑没时间写作?3个碎片化写作步骤,解决你的烦恼

因此,要想利用碎片时间来写作,我们需要知道自己可以利用哪些碎片时间,找准时间来写作。为了更好地利用碎片时间写作,我们可以把碎片化写作变成一种习惯。在每次进行碎片化写作时,我们都需要集中注意力,保持专注状态,这样可以更好地完成写作任务。

此外,碎片化写作不仅可以解决我们没有时间写作的问题,而且碎片化思维还可以应用到工作和生活的其他方面。无论是处理大的工作任务,还是完成小的待办事项,我们都可以充分利用碎片时间。生活中也是如此,不管是想读书来提升自己,还是学习某项技能,即使是碎片时间,也可以做很多事情。

当然,如果你还想了解《写作7堂课》书中其他好的写作习惯,想知道这些习惯是怎样帮助我们在职场进步,你可以看看秋叶大叔的经验分享。

最重要的是,我们要学会提升自身的写作能力,让写作能力成为职场的加分项,帮助我们在职场快速进步,也让我们的生活越来越好。

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